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Subject: 正確的電腦入帳步驟

很多處理會計帳目的同事,都以為每天做的工作,一定正確.

但我們有以下建議,請您讀完後比較一下,或者您可以向我們補充一下.

如果您未有依足步驟, 建議您立即修正.

步驟:

1. 建立帳冊前,一定要決定好會計年度,不要在年結時才知道不吻合

2. 建立會計科目要插入同類之中,POP系統是任您將科目插入相關的科目附近的

3. 加入新科目,要即時檢查報表,也許要在報表的格式中加入有關新加科目

4. 輸入傳票上的之資料,一定要有有效的原始憑證 (例如發票正本,報表正本)

沒有有效憑證,切勿入帳. 影印本要負責人碓認才可作憑證,避免錯誤重覆入帳.

5. 入帳後要印出AUDIT REPORT核對. 不要以為多餘,要養成良好習慣.

6. 過帳前一定要備份. 這是必須的工作.

7. 每天收工前備份,這一份一定要獨立,不要將POST前的備份代替.

每天要不同磁片, 最少是一週循環. 即星期一,二,三,四,五,六都有獨立磁片.

等到明天才backup,您要當晚祈禱,希望電腦不要在明天一睡不起,(甚麼牌子都有機會)

8. 如非必要,避免用RESTORE來修改帳冊

(些有規模的公司是絕對不容許的,RESTORE祇應在電腦有問題時用,所以印audit report核對很重要)

9. 每月一份備份,應該是永久儲存,每年12份,放入保險庫.

如果您有做到以上步驟,您會控制電腦,而不是由電腦控制您.

祝工作愉快

POP ELECTRONIC PRODUCTS LTD.

多上網有益, 是POP的網站  http://www.popsoft.com.hk

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