以下內容摘取自證監會網頁:- (紅色字體及綠色字體是由POP加入, 作為建議的應變方法, 以符合監管要求)
原文在 http://www.sfc.hk/sfcRegulatoryHandbook/TC/displayFileServlet?docno=H531
2008 年12 月17 日 致聯交所所有交易所參與者的通函
確保遵守主要規定的備忘通知
本會在執行經紀行監管工作的過程中，發現了一些損害投資者保障並破壞香港經紀業
信譽的違規行為及監控缺失。
證監會不會容忍該類違規行為和缺失，並已採取嚴格的規管行動對付較為嚴重的違規
行為。你必須設立適當的制度和監控措施，以監察並確保全面遵守適用的監管規定。
經紀行尤其要注意以下主要範疇並應：
.. 盡快及妥善地為客戶資產記帳及提供充分的保障；(例如用EPS對數, 用ATI調撥股票)
.. 密切和勤勉盡責地監察速動資金狀況，以確保時刻遵守《財政資源規則》（即
《證券及期貨(財政資源)規則》）；(利用自動填寫FRR Excel文件,管理層可隨時檢視,沒有人手之延誤)
.. 適時向所有客戶發送準確和完整的成交單據及戶口結單(採用eMail Statement, 及 Web statement)；及
.. 投入足夠的資源和運用適當的系統（包括人力資源、資訊科技或其他系統資源），配合商號的業務運作。
附錄
A. 保障客戶的款項
就《證券及期貨(客戶款項)規則》而言，本會發現的違規行為包括
(1) 沒有將客戶款項存入信託帳戶，反而運用該等款項履行其他客戶及／或經紀行本身的交收責任。
(利用Trust A/c Report作管理, 是最佳的方法)
(2) 沒有將存放客戶款項的獨立銀行帳戶指定為信託帳戶／客戶帳戶。
(3) 收取了客戶的外幣款項但沒有將該等外幣直接存入客戶的獨立帳戶，只存入由經紀行自行提撥的
港元款項。(如果選用多貨幣的GSB系統,可以為客戶用外幣記帳)
B. 保障客戶的證券
就《證券及期貨(客戶證券)規則》而言，本會發現的違規行為包括
(1) 運用存放於中央結算系統獨立帳戶的客戶證券履行其他客戶或經紀行的交收責任。
(用ATI系統撥貨, 可避免人手錯誤, 而且有報表提示, 那些客戶缺貨)
(2) 將現金客戶與保證金客戶的證券混合地存放在中央結算系統的指定分戶內。
(用ATI系統, 可以按分隔戶口撥貨, 避免人為錯誤)
(3) 容許客戶提取證券而無須作出相關的書面指示。(善用EPS,及ATI系統,可避免誤犯以下的錯誤)
此外，我們發現部分商號未能為客戶證券提供充分的保障，因為此等商號
(1) 沒有適當地進行股票對帳，例如沒有定期為分戶的股份持倉對帳、股份對帳
結果沒有交由高級職員進行獨立審查，以及沒有及早或適當地跟進帳目差異或負持倉問題。
(2) 沒有適當地使用中央結算系統的輸入與核對分工功能，例如沒有設定限額或
在不必要的情況下為部分職員設定過高的限額，以及讓部分職員使用已離職
員工的中央結算系統密碼，或與其他職員共用密碼。
(3) 沒有適時及準確地將客戶證券轉撥至中央結算系統的獨立客戶股票帳戶。
C. 財務資源及風險管理
就《證券及期貨(財政資源)規則》（《財政資源規則》）而言，本會發現的違規行為及其他缺失包括
(1) 由於負責的職員不熟悉《財政資源規則》，而且欠缺適當的系統支援，導致
所計算的速動資金出現嚴重及多處錯誤。常見錯誤包括
(a) 在計算股票抵押品或公司投資項目價值時錯誤地應用《財政資源規則》的扣減百分率；及
(b) 錯誤地計算公司持倉及保證金貸款的集中風險調整。
(如果用了SB2FRR, GL2FRR,員工不熟悉規則,系統都不會犯錯誤!)
(2) 沒有將速動資金時刻保持在足夠的水平。尤須注意的是，有商號在月內向集團公司、董事、
股東及其他相關人士轉撥資金，以致違反《財政資源規則》。
(可能是管理層未能及時由報表知道情況而犯錯, 用了自動填寫FRR系統, 每天都可以知道狀況)
(3) 沒有遵守《財政資源規則》的具報規定，即在速動資金跌至低於規定水平的 120%或低於上一次報告
水平的50%時，未能在《財政資源規則》指定的限期前向證監會發出書面通知。
商號須時刻遵守《財政資源規則》。(有了自動填寫FRR,即時知道狀況, 就來得及行動了)
(4) 直接或間接向一位或多位第三者提供無限額的財政擔保，此舉或會對商號的財政穩健性造成重大的
影響， 有違審慎地管理風險的原則。
D. 為客戶提供資料
就《證券及期貨(成交單據、戶口結單及收據)規則》（《成交單據規則》）而言，本會發現的違規行
為包括
(1) 在一個極端的個案中，商號只有在客戶提出要求時才發出戶口結單。
提供成交單據和戶口結單是強制性的法例規定，商號不可自行訂立先決條件以致違反這規定。
(2) 在另一個個案中，雖然客戶沒有授權商號代存郵件，但該商號仍將所有客戶視作代存郵件客戶處理，
因而沒有向客戶發出成交單據等文件。
(3) 向客戶發出的部分戶口月結單有誤導成分或資料不全，因為商號
a) 不論客戶實際上有沒有為交易進行結算，仍將所有證券交易當作已在交易日後第二個交易日(T+2)
結算；
b) 雖然客戶仍未收取實物股票，但仍將待客領取的股票當作已在指示發出當日被客戶收取；
c) 沒有列明已進行的交易，例如客戶償付部分金額、派發股息、認購配股或新股等；及
d) 沒有按《成交單據規則》的規定列明所有資料，例如客戶證券和抵押品的市價和市值，
以及收費詳情等。
(建議採用 綜合成交單及結單, 電郵方式綜合結單及成交單, 網上結單, 一定不再有漏洞)
此外，以下監控缺失會導致客戶資產得不到適當的保障，或導致商號無法偵察欺
詐行為：
(1) 將成交單據和戶口結單交予客戶主任，然後由他們轉交客戶，但沒有制訂適當的措施以防止
客戶主任竄改、不向客戶轉交或延遲轉交該等文件。
(2) 客戶主任可登入結算系統修訂或列印交易文件，或在交易文件發送予客戶前截取文件。
(3) 沒有嚴格監控客戶聯絡資料的修訂程序（例如經修訂的客戶資料無須經過獨立覆核便可輸入系統），
令意圖竄改資料的職員有機可乘。
(4) 交易文件未能送達客戶卻沒有即時作出跟進，以致未能掌握正確和最新的客戶聯絡資料。
(5) 沒有為代存郵件客戶設立監察紀錄以確保他們能及早收取交易文件。
(很多時證券公司是為了郵寄成本而取巧, 卻是觸犯規例, 建議要求客戶接受eMail Statement,及Web Statement
利用電子化來減低成本)
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