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Our Ref. :  000000056
Date :  03/09/2000
To : 全港証券業行家
Attn : 交收部負責人
From : HPCHAN
Subj : 解決交收效率之道及証監對STATEMENT的要求
Ref :

近日証監頻向行家[揪秤]STATEMENT要求,本文分析公司運作程序及應變方法
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**先檢討一下目前的問題**
一般最令証券公司工作預算困難的是現金客戶的交收處理.
現金客戶一般是客戶與証券行間是以各不相欠的交易模式運作的.
所以祗有現金客戶才有需要處理交收的問題.
現客交收一般以單單清為主. 亦即是逐張單找數,或者比對後找餘欠.
所以很多行家選擇在電腦逐單交收, 即一單一單地剔.
完成剔選後,在客人STATEMENT即顯示一條一條對應的銀碼,表示交收妥當.
這方式在股票行來說是很方便,但外間查核時有很大困難, 因為日常交收往往有以下之情
況,令到實際收款未必等於在STATEMENT所顯示的數字.
例如:
如客人來票未能完全找清全數, 成為PARTIAL SETTLEMENT,很多行家要等待全數收妥才標
為SETTLE. 手上的客人暫收款項,則另以收條管理. 這情況是影響STATEMENT的表達,無法
在STATEMENT上看到客人曾經支付過的金額.
如果您用SETTLE BY DOCUMENT NUMBER, 這情況電腦才不會忘記,因為PARTIAL SETTLEMENT
是永遠記帳的.因為在SB中,以指定買單來處理交收,您可能在對應的買入單標記註明來款
實數,再由電腦記帳短付之數,並以UNSETTLEMENT記錄.
另外一些問題,就是遇有客人多付款的情況, 貴公司可能將餘數以手開票將餘數退回客人,
或者將餘額以入帳方式存入客人戶口.
貴公司系統只要求您在對應的買入單標記為已收取款項,
即當作全數交收,然而實際所收的卻不是該單交易的正確數字,
在STATEMENT變成兩宗交易項目, 不是原先客人來款的祗有一張支票,
這也是令核數時感到很困擾的地方.
在過往STATEMENT的功能祗作存貨核對的功能, 這當然不算是問題,因為利用這種消數工作
方式是比較快的, 很多人都樂於採用,
但今天STATEMENT已開始取代買賣單,而大家都依賴STATMENT作對數,
因此STATEMENT要求就會嚴格得多了.
要解決STATEMENT表達完全符合証監要求,日常行政亦有改變的需要
公司的行証效率
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為了滿足証監的要求, 又不能不顧慮交收部運作上的可行性, POP為您設計了以下工作方式.
採用CUSTODIAN A/C 不再用人手處理現金客的交收
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如果說那一種交收方式是最快最方便的交收方式,相信沒有比全自動化的交收方式更方便了,
所謂全自動化,即是不用人手逐單找,逐個客戶去消數,您祗要將收到的款項在M-3-3輸入,
由系統自動以FRR(認可方式),由電腦替您完成交收程序. 這是最科學的方式.
一旦選用此系統,M-3-5則不再用作處理交收了.
即貴公司同事不用再在3-5-1畫面一單一單地剔選買賣單,以註明已交收.
*** 'P'客的好處是不用人手處理SETTLEMENT
*** 貴公司對'P'類現金客戶遲到交收可以徵收罰息
'P'客可以像孖展客一樣向客戶收息,完全自動化,系統亦提供INTEREST
REPORT,方便會計入帳.這正好配合未來佣金可能下調時抵消利息成本支出.
計息方法同孖展客一般,不用人手處理,數字自動記在STATEMENT上.
*** 'P'客好似孖展客,平常不會印支票,因為STATEMENT說明其戶口已被入帳.
這點可能是貴公司的考慮點,
但您一定有經驗,客人開始要求您代為存入銀行,客人支付交收款項時,亦祗會入帳後寄回入
數紙, 所以現在流行由客戶填寫提款單,才開出支票.
因為按要求才開出支票,貴公司就不會浪費大量回頭支票.
因為系統不再每日自動印票,客戶有結餘就會自動記帳在STATEMENT上,如果客人有交收未
付款,戶口自然是以結欠記帳.
*** 不用處理回頭票
不作預先印刷支票對客人沒有壞處,因為客人實在沒有辦法每次親自來取支票,另一方面,
很多活躍的客戶會選擇將收到的公司支票,用來找下一次的買單, 這是所謂[回頭票]的成因.
不印支票就可以避免無謂的回頭支票了!
應該有PAYMENT CHEQUE MODULE (SB-36)
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為了配合客戶隨時要求提款,隨時要發出支票,最好是按裝SB-36,這系統是用作在輸入PAYMENT
ENTRY後,將要開出的金額印出支票.
加入MULTI-BANK MODULE(SB-31)
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有行家在交收時, 未必收到客人本身的支票, 客人很多時是存入銀行後FAX來入數紙,
為了方便與銀行對數,
証券公司會要求在入錢的記錄過程,同時記錄存入那一間銀行,這樣一來,當完成輸入交收資?
?即可知道那一銀行存入多少金額,隨即可以與銀行對大數,有誤差才對明細數字,的確很好?
熒妝?
MULTI-BANK MODULE的收支分類,由用戶自定, 同時可以將各式支出分類.
經分類之後的收支, 更可以輸送入GL的個別戶口, 令會計工作大大減少.
無論在系統增加甚麼,如果仍然要印出大量文件,始終是令工作時間拖長的因素,所以我們
建議採用綜合成交單及結單,那是經証監認可的方式,當然內容要符合要求.
選用綜合成交單系統(SB-25)
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如果貴公司依照上述方式處理,
即使一般日結單及月結單己可以令証監滿意其表達方式了,但貴公司卻可以更進一步將買賣?
璊庰券收條綜合在此綜合成交單內, 大大減少人手工作,紙張印刷,
及減少佔用公司樓面面積.
順便在此一提,貴公司再印文件時,記得將[會員]改為[交易所參與者],英文方面將MEMBER改?
蚩XCHANGE PARTICIPANT.
如果再講究一些,可以裝SB-30
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SB-30是BATCH PRINT
MODULE,原理是將每日要列印的報表,做成程序表,然後在每天入完資料後,即刻可以一次過完
成所有列印工作,當然列印仍要時間,但好處是不用人手逐項選印報表,
人員即可處理其它工作. 報表亦不會遺漏, 因為列印份數都可以預設.
將綜合結單記錄加入派息送股詳情(SB-46)Report Entitlements on Combine Statement
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一旦加入此項新推出的功能,差不多我們想到的資料都包括在STATEMENT內,省卻了分別列印
派息支票,送股記錄,股票收條等工序,
交收部大可將精神放在催客交收,或協助客人處理認購新股或行使到期的股權等業務,
那是增加生意的工作, 值得多加人手處理.
協助公司處理IPO及PLACEMENT,最好用SB-40
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有了此系統,貴公司可放心承接IPO及PLACEMENT等類別的業務,有時此等業務交易量,可以比
美一般的交易量,那是多出來的生意額,生意人一定不會放棄機會的.
可以考慮更新公司形象,選用WEB STATEMENT (I-1)網上看STATEMENT
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公司形象是很重要的,尤其是歷史悠久的公司,客戶的後輩很多是愛新科技人士,他們很快成
貴公司客戶,預早提供WEB STATEMENT功能,會令他們感到自豪,成為貴公司忠實客戶.
考慮到填寫FRR,認該要加入SB-45 AGING FOR CUSTODIAN A/C
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要了解這原因,首先要了解SFC在FRR中作的要求. 現金客戶購入股票的欠款,
要在五天內完成交收,超過五天會以MARK TO MARKET作調整,超過一個月的要完全撥為壞帳.
例如:欠款 $100,000, 買入股票的市價在填報FRR當日祗值$80,000,SFC祗認可其應收數為
$80,000入帳. 而以上計算,証監的要求是逐單[未交收的買單]作處理.
呵!原來CUSTODIAN
CLIENT即'P'類客戶是類似孖展客,是沒有UNSETTLEMENT的,系統又如何處理上述工作呢?
當然是加入現金客戶用的UNSETTLEMENT FILE,
同時用自動交收方式,將收得客人存款,自動以先入先出的方式,將最舊的結欠清理,餘下來放
在UNSETTLE FILE,這就是加入SB-45的目的.
加入SB-19 CANCEL & CORRECTION 修正資料記錄系統
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因為要將STATEMENT完整地表達一切發生的事情,那麼修改資料,就是不得不加以正確記錄的
部份.
從前修改資料,要用BACKUP載入電腦,然後修改. 修改後當然是毫無痕跡,
好處據說是客人比較有信心,但現在的想法有了改變,客人會要求知道修改的原因,所以將過程
全部記錄下來.
舉一例子:
在星期一,客人A買入的股票,錯誤地入在客人B戶口內,星期二客人A及客人B都會投訴.
使用SB-19來修改系統資料,用的是調整數字方法,不會將原來資料修改,祗是加入沖銷數字,?
Y在客戶B戶口,會出現CANCELL BUY B12345 金額自然會退還給B客戶. 另一方面,客人A戶
口會增加了一項CORRECT BUY B12345A,來正確表達A客應有的股票,
系統當然可以幫您印出正確的文件,STATEMENT或買賣單及收條等.
經以上修改,系統將可事無大小都記載在STATEMENT上,証監一定滿意
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